メールの作法について

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NEWDESIGN☆

mail_woman

バードAsahiです。

今日は面白いお話しをしたいと思います。

で、それはメールについてのものになりますが、このような事を言ったり書いたりする人はもしかするといないかも分かりません。

そうすると、私から言うと、このメールというものは実は作法がある訳なんですが、巷では全然離れた所でやっている訳です。

それはやはり迷惑メールというものなんですね。

▼メールの作法とは

この迷惑メールが作法とはかけ離れているのです。で、その特徴なんですが、まずメールの用件が変わっているのです。

なのでかなり読者の興味を引く、面白いものなんでずが、中味というものがスッカラカンという感じなのです。

これを簡単に言うと、残念ながらヘンなメールにしか見えないのです。

なので、メールの作法としては用件を短く正しく書くという事が重要になって来るのです。

▼正しく用件を短く伝える事

用件が短く正しく書かれていれば、メールを正しく見る事が出来るのです。つまり、この当たり前が案外難しいのです。

正しくないものを正しいと思って頑張っている事実ですね。

その為、ヘンな用件は迷惑メールフォルダ行きという事にどうしてもなってしまうのです。

それから、ヘンなメールのもう一つの特徴は実はメールの中のリンク先を紹介するための内容なのです。そこで、メールの本文にリンク先の事を詳しく書けない訳なんです。

これをわかりやすく言うと、何かの手紙が自分の手元に配達されてそれを読むと実は本文はもう一つ手紙にありますという内容なのですから、そんなヘンな事をせず、最初からそっちを見せろという事に普通はなるのです。

▼ボランティアメールが基本

これはだから読む人の判断力や集中力分散の目的がある訳です。

ところが、本当のメールの作法としての、その目的はこの逆です。

読む人の判断力が増し、集中力が増すとういうものなのです。

これはメールは大変役に立つぞ!・・と言う当たり前の本質ですね。

しかし、これは言ってみればボランティアメールですから、相手は弱者になるのです。自分とは同等ではない場合ですね。

だから判断力に乏しく、集中力のない弱り切った者を助ける、サポートする場合は必ずそうしなくてはいけません。

しかも、それは必ずボランティアなのです。

よくお金がとってしまう人も多いと思いますが、実は困っている人を助ける人というのは近所に住んでいるものなのです。

▼友人・知人にはリスペクトメール

同等の場合はそうではなく、やはりリスペクトメールでなくてはいけません。

拝啓とか、Dear,なになにとか手紙に書きますが、それと同じになる訳です。

これが年上とか上司に送るメールになりますと、色々な報告だったりしますね。結婚報告とか、休暇報告とか、残業報告ですね。

で、問題なのが、年上とか上司の人から来るメールの対応です。これが謎のようなヘンなメールが多いので始末に悪い訳です。

こっちがリスペクトメールを送っても謎の返信ですからね。

▼代理メールは作らず受け取らず

ちなみに、社会的上位にある役職の人からのメールにも注意が必要です。以前は現職総理大臣からのメールがありましが、書いている人は総理ではなかった時もあった訳です。

忙しくて時間がなくスピーチするようには実際は書けないのです。

ですから、社長などの経営者が送るメールなどは、本当は代役の人がその人を名乗っている場合なんかが多い訳ですね。

だからこのような影武者メールは作法外れのダメメールになってしまいます。

有名になって忙しくなってしまうと、残念ながらダメメールを送るようになってしまうのでしょう。

▼引用メールよりもありままのメールが良い。

それから、引用文のような形式のメールもおすすめできません。

メールの作法からは外れています。なので、実際は自分のそのままの言葉を使って、ありのままを書くしかないのです。

誰かの言葉を引いて来て自分の無知や恥を晒す人はごまんといますからね。大抵は引用ではなく、パクリでもなく、もの真似になってしまうからです。

そういう事でちょっと長くなりましたので次回にしたいと思います。

次回はビジネスメールについて何か面白いお話しをしましょう。

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